酒店前臺(tái)電訊及郵件的接收
電訊及郵件的接收
（一）簡(jiǎn)介：
郵件的種類，大約可分為電訊、電報(bào)、信件、掛號(hào)信、包裹。
a)電訊：
由訂房部主任或其他前堂部人員從電訊機(jī)取下，交與總臺(tái)發(fā)送。
b)信件：
每天由郵務(wù)員直接交與總臺(tái)。
c)電報(bào)、掛號(hào)信及包裹：
電報(bào)及掛號(hào)信是由郵務(wù)員送達(dá)總臺(tái)，一般都要總臺(tái)接待員在收據(jù)上簽收，由于包裹之體積較大，是由行李部簽收及暫存，再與總臺(tái)聯(lián)系，送發(fā)收件人，因此，在接收電報(bào)、掛號(hào)信及包裹時(shí)，應(yīng)先察閱有否此人在酒店進(jìn)住或訂房。
（二）處理郵件的基本規(guī)則：
1、不可拆閱或扔掉任何信件及包裹。
2、熟悉各部門(mén)主管的名字，不至與客人之信件混淆。
3、如收信時(shí)正發(fā)覺(jué)信件已破壞，應(yīng)以鉛筆在信面注明，以使其他同事知悉。
（二）程序：
1、總臺(tái)在接收任何信件電訊時(shí)，都應(yīng)在打時(shí)機(jī)下記錄接收的日期及時(shí)間。
2、將郵件分為兩類：一類是屬酒店其他部門(mén)，另一類是酒店之住客。
3、將屬同一部門(mén)的信件，用橡皮膠扎在一起，送交行李部，派發(fā)至部門(mén)的信箱（如屬急件，應(yīng)馬上遞交部門(mén)辦公室）。
4、從總臺(tái)的人名資料架上，查獲住客之房號(hào)，并以鉛筆在信面寫(xiě)上房號(hào)。
5、如屬電報(bào)、掛號(hào)信，應(yīng)在記錄本上填寫(xiě)，以便客人簽收。
6、用電話通知客人，請(qǐng)他前來(lái)總臺(tái)取信，然后將信放在鑰匙架內(nèi)，如客人要求送到房間，可由行李員送上。
7、如不能接觸客人，應(yīng)填寫(xiě)信件通知書(shū)，此表一式兩份，正本由行李員從門(mén)底送入客房，副本夾在信上，處于鑰匙架上，待客人領(lǐng)取。
8、所在鑰匙架上之普通信、口信便條及電訊，若在晚上十時(shí)客人仍未前來(lái)領(lǐng)取，總臺(tái)便應(yīng)到與行李部，由行李部填寫(xiě)送信記錄，然后從客房門(mén)底送入。
四）收件人尚未搬入：
若從訂房資料架上，得知客人交在當(dāng)天進(jìn)住，如是團(tuán)體客人，應(yīng)將信件夾在團(tuán)體訂房記錄文件上，交與總臺(tái)員交信件放進(jìn)所編排定的鑰匙信封內(nèi)，待團(tuán)體搬入時(shí)，即時(shí)交與客人；如是散客，應(yīng)將信件放好，并在訂房記錄卡上寫(xiě)上（有信件）或（有電訊）等字句，寫(xiě)上客人預(yù)定搬入之日期，并放在暫存郵件盒內(nèi)。
（五）客人已遷出：
1、 若得悉客人是當(dāng)天遷出，應(yīng)馬上詢問(wèn)行李部，查看客人有否仍有行李暫放或仍未離開(kāi)酒店，晝將信件交送客人。
2、 若客人已經(jīng)離去，可查看客人有否在離開(kāi)前留下轉(zhuǎn)郵地址，以便可以將信件轉(zhuǎn)寄給客人。
3、如信件在暫存郵件盒內(nèi)放置十四天后仍不有轉(zhuǎn)交客人，則應(yīng)寄回給原寄者。
（六）處理寄回原寄者或轉(zhuǎn)郵地址的信件程序：
1、 信件不用再貼任何郵票。
2、 在信件收信人的地址上用原子筆劃一斜線。
3、 用酒店專用章，在信的空位上蓋章。
4、 如果信件是寄回給原寄者，可在圖章的空位上，寫(xiě)（寄回原寄者）和（PLEASE RETURN TO SENDER），中英并照。
5、 如果信件是寄去轉(zhuǎn)郵地址（FORWARDING ADDRESS），可用同樣的圖章在信的空白處蓋章，然后把地址填寫(xiě)清楚。
